Телефон головного офиса: + 7 (495) 260-0605, e-mail: office @ audit-expert.pro
Финансовый ревизор - правильная архивация документов
Архивация предназначена для защиты организации от претензий вследствии утраты подтверждающих документов
📢Архивация бухгалтерских документов – процедура подготовки бухгалтерских документов к передаче на хранение в архив. Стандартная обработка первичных документов включает три этапа: обработку, систематизацию и каталогизацию. Хранение дел в архиве способствует упрощению поиска необходимых данных и отслеживанию документов с истекшим сроком действия. Основными задачами архива организации являются обеспечение сохранности документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности. Бухгалтерские документы, материалы отчетности, учетные регистры, должны хранится на предприятии в течение установленных сроков. Учет документов в архиве организации — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
📢 Обеспечение обязательного хранения документов общества и предоставление обществом информации обусловлено статьей 50 Закона об ООО. Кадое юридическое лицо обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, уставом общества, а так же внутренними документами или решениями общего собрания участников и единоличного исполнительного органа. Процедура обработки бухгалтерских документов должна быть утверждена, на уровне общего собрания учредителей и оформлена с требованиями законодательства и уставом организации.
📢 Работа финансового ревизора по архивации состоит из анализа бухгалтерской документации, систиматизации документов. Архивирование - это кропотливая работа по обеспечению полноты внутреннего документооборота, правильного юридического оформления хозяйственных операций и договорных отношений и целесообразности хозяйственных операций. Восстановление полноты внутреннего документооборота способствует повышению качества, надежности и автоматизации управления. Передача дел в архив регламентирована нормативными документами и стандартами. Финансовый ревизор устранит возникшие риски и проведет подготовку организации к обязательному аудиту или выездной налоговой проверке. Наши эксперты проведут проверят внутренюю документацию и составят электронные реестры для повышения эффективности работы всей организации. Помогут создать персональную автоматизированную систему контроля входящей документации для целей налогового учета. Выполним внутренний аудит таких участков как: приобретение основных средств и кадровое делопроизводство. Наши специалисты управленческого учета окажут существенную поддержку как действующей экономической службе, коммерческому и юридическому отделам.
📢Финансовый ревизор напоминает, что бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения в соответствии с реестрами. При этом, срок хранения документов для которых срок хранения уже истек продолжают храниться до 31 декабря отчетного года включительно. Если срок хранения истекает только в текущем году, уничтожить их можно будет лишь в следующем. Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. Помните, если информация уже неактуальна, она остается конфиденциальной. Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года. Хранить документы необходимо по месту нахождения единоличного исполнительного органа либо в ином месте, известном и доступном участникам общества.
