Тел. +7 (495) 120 1465
Финансовый ревизор
Создание электронных архивов бухгалтерской документации
Архивирование бухгалтерских документов
Наши услуги:
Правильная архивация документов и снижение рисков
Архивация бухгалтерских документов – процедура подготовки БД к передаче на хранение в архив. Стандартная обработка включает три этапа: обработку, систематизацию, каталогизацию. Хранение дел в архиве способствует упрощению поиска необходимых данных, отслеживанию документов с истекшим сроком действия. Основными задачами архива организации являются обеспечение сохранности официальных бумаг, подтверждающих факты хозяйственной деятельности. Бухгалтерская документация, материалы отчетности, учетные регистры, должны хранится на предприятии в течение установленных сроков. Архив в организации — это определение их количества, состава и регистрация принадлежности каждого документа к определенному комплексу, фиксирующего поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов.
Обеспечение обязательного хранения первичной документации общества, предоставление информации обусловлено статьей 50 Закона об ООО. Каждое юридическое лицо обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами, уставом общества, а также внутренними документами или решениями общего собрания участников/единоличного исполнительного органа. Процедура обработки БД должна быть утверждена, на уровне общего собрания учредителей и оформлена с требованиями законодательства и уставом организации.
Работа финансового ревизора по архивации состоит из анализа бухгалтерской документации, систематизации документов. Архив — это кропотливая работа по обеспечению полноты внутреннего документооборота, правильного юридического оформления хозяйственных операций, договорных отношений, целесообразности хозяйственных операций. Восстановление полноты внутреннего документооборота способствует повышению качества, надежности, автоматизации управления. Передача дел в архив регламентирована нормативными документами.
Финансовый ревизор устранит возникшие риски, проведет подготовку организации к обязательному аудиту или выездной налоговой проверке. Наши эксперты проверят внутреннюю документацию, составят электронные реестры для повышения эффективности работы всей организации. Помогут создать персональную автоматизированную систему контроля входящей документации для целей налогового учета. Выполним внутренний аудит таких участков как: приобретение основных средств, материальных активов, ТМЦ, кадровое делопроизводство. Специалисты управленческого учета окажут существенную поддержку как действующей экономической службе, коммерческому и юридическому отделам.
Финансовый ревизор напоминает, что БД с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения в соответствии с реестрами. При этом, срок хранения документов для которых срок хранения уже истек продолжают храниться до 31 декабря отчетного года включительно. Если срок хранения истекает только в текущем году, уничтожить их можно будет лишь в следующем. Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. Помните, если информация уже неактуальна, она остается конфиденциальной. Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года. Хранить документацию необходимо по месту нахождения единоличного исполнительного органа либо в ином месте, известном и доступном участникам общества.
